三井住友ファイナンス＆リース株式会社様の事例

女性活躍推進のひとつとして、事務職員を対象とした事務改善活動を推進されている三井住友ファイナンス＆リース株式会社様。
2013年からスタートした事務に従事する業務職の改善活動スキルアップのため事務改善研修。動機付けとなる研修からスタートして、グループで改善活動を半年間実施し、最後に成果発表会を行うというプロジェクト型の取組みです。

今回、同取組みにHabi*doを導入くださった事務企画部の佐伯祥子様、増尾直子様のお二人にお話を伺いました。

物理的距離、運営上の距離、心の距離を埋める

Habi*doの導入目的の第一は、『地方拠点の人たちの情報共有とコミュニケーションの促進』。
本社で実施してきた研修を各地方拠点の業務職を対象として、全国へと広めていくことは容易ではなかった。
「従来は、毎月、グループと個人の改善活動の進捗報告を事務局を交えて打ち合わせて行っていましたが、全国各地の参加者が毎月集合して打合せをすることはできません。電話会議を利用する予定でしたが、研修で初めて知り合った人同士が、顔が見えない中で話し合いを進めて行く難しさの想定がありました。」

そんな折に、Habi*doの存在を知り、物理的な距離のギャップを埋めることができるのでは？という期待を大きく持ち検討を進めていく。
「他のツールもいくつか検討しましたが、いかにも“ビジネスツール”という印象であり、仕事が増えるというイメージを付加してしまう懸念がありました。『業務の負荷』ではなく、楽しみながら事務改善活動に取り組んでもらいたいという私たちの意向と、Habi*doの使いやすさやTREEダイナミクスのコンセプトが一致することが分かり導入を決めました。」
TREEダイナミクスについてはこちらから＞＞

事務局側としては、導入に際して実際に使われるかどうかが不安だったそうだが、いい意味でその期待は裏切られた。
「行動リストの“やった”やスタンプも、思った以上に活用してくれました。プロジェクトが進んでいく様子を事務局としてタイムリーに確認することができた点も良かったです。リアルな現場の忙しさや大変さなども把握することができ、事務局と現場のギャップを埋めることにも役立ちました。これらの経験は、今後の研修や事務支援にも活かしていきたいです。」

また、事務局の運営面において、株式会社Be＆Doからのアドバイスを実行に移し、成果に結びつけられている。
「定期的に参考になる情報を提供したり、”おすすめ習慣”を毎月提供したり。さらにグループ毎に事務局担当者を決めたことで、担当者間で連携しながら細やかにフォローしたりするなど、試行錯誤しながら工夫したことがうまく機能したと感じています。」

お互いの動向が可視化、やる気やモチベーションアップに

Habi*doでは日々の目標の達成状況や、行動指標の実行状況を共有ができるようになっている。
「グループ目標と個人目標を登録してもらうことで、お互いの動向が見える化され、刺激を受けた様子でした。
SNS感覚に近いスムーズな使用感に加え、スタンプを送り合うなどの楽しむ要素もあったので、やる気やモチベーションアップにつながったという感想がありました。」

利用者アンケートの抜粋: ・行動リスト（習慣）が毎日目に触れることで、常に改善活動を意識できた
・他のメンバーからのスタンプや評価で、やる気が出た
・改善活動を一緒にしている一体感・連帯感を感じながら活動できた
・気軽に投稿でき、ちょっとした悩みの相談や提案もしやすかった
・見た目もカラフルで、楽しみながら使うことができた

属人的にやり取りするメールとは異なり、Habi*doでは全体に気軽に発信することができる。
「特に、協働して取り組む改善をテーマに選んだグループでは、活発な投稿やコメントのやり取りがありました。誰かが投稿すると、『それいいですね！』とか『もっとこうしたほうがいいのでは？』というコメントが連なりました。メールよりも気軽に伝えられる使いやすさがよかったのだと思います。」
また、お互いに「グッジョブ・すごい・ありがとう・アイデア・応援」といったスタンプを送ることができる。ワンクリックで反応することが可能だ。
「ちょっとした一言、例えばありがとうといった気持ちもスタンプで伝えられますし、忙しく仕事しながらでも、コミュニケーションや議論が活発にできたようです。」
コミュニケーション活性化につながったようだ。

地方拠点の人たちの情報共有とコミュニケーションの促進を目的にHabi*doを導入されたが、副次的な効果も表れた。
「グループリーダーのリーダーシップの発揮という副次的な効果もありました。
毎年、各グループにリーダーを任命はしていたものの、できるだけ業務に負担をかけないように配慮していました。
しかし、今年は参加者の勤務地が離れており、初めてHabi*doを利用するにあたり、あえてリーダー会議を開催することにしました。各グループのHabi*do上での活動状況を共有することで、他のグループの状況を目の当たりにし、それを受けてリーダーシップをとるという動きに繋がったのです。」

様々な意見を一つの方向性へまとめること、グループメンバーを巻き込んだ改善活動を進めること、他のグループの情報を自分のグループにうまく伝えていくことなど。
従来ではあまり経験することのない役割をHabi*do上の共有を通じて果たすこととなり、リーダーシップを発揮に繋がった。
「人材育成という点からも嬉しい成果でした。」
と喜びを語っていただけた。

単なる残業時間削減などではなく、こうした地道な業務効率化や生産性向上への取組み。これこそが真に求められている「働き方改革」の姿ではないだろうか。
「事務という仕事は、なかなかフォーカスされる機会がありませんが、当社を下支えしている、まさに縁の下の力持ちです。
事務企画部として、そんな事務に携わる業務職の皆さんに、改めて自分たちの仕事・存在の重要性に気づいてもらい、もっと自信と誇りをもって取り組んでもらえるように支援していきたいと思っています。」
と今後について語っていただいた。