さまざまなシーンで求められる「正しい評価」ですが、実にあいまいな概念で、人によって定義が違うことから、難しいと捉えられがちです。しかし、「正しい評価」を別の言葉で言いかえると、「上司と部下の双方が納得できる評価」となるのではないでしょうか。
上司の皆さん。
部下との面談。一方的に評価を下し、フィードバックという通達を単に申し渡す場になっていませんか？
最後に「なにか質問はありますか？」と聞いたとき、部下から質問や意見などが出ていますか？
そして、評価を下すべき大切な場面で部下からの反応が鈍く、「コミュニケーションが取れていないのでは？」と不安を感じたことはありませんか？
上記のような状態を改善するには、「正しい評価」というあいまいな言葉に逃げず、具体的な対策を取ることが求められます。今回は、評価方法を改め、評価面談を有益な場にするためのポイントをお伝えします。
評価にもスピードが求められる
よくあるのは、四半期〜半期の目標・目的の設定と、上司が事前に付けた評価を部下にフィードバックとして話すだけの面談です。
大半の企業では、たとえば４/1～６/末日のように評価期間が設定されています。
そして、最終日が過ぎたあとに結果をまとめ、紙に書いて、評価が行われていることでしょう。
しかし、評価対象者がすぐに自己評価のシートを提出しても、部署間の調整が入ったり、評価者ごとの甘辛があったり…さらに一回決まった評価に対して上からの指導が入ったり…。
そのような過程を経ることで、本人へのフィードバックはどんどん遅れてしまいます。
期間最終日から何週間も経ってから、評価を伝えている、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
現状の評価期間をすぎ、次の評価期間も終わりかけていたり…なんてことも。
四半期、もしくは月1回程度の振り返りだけでは、自分の働きが上司にきちんと評価されているのかが、部下に伝わりません。そして、何週間も経ってからのフィードバックは、現代のビジネスの進め方としてはスピード感がなさすぎます。そのような悠長な評価方法では、部下の仕事のスピードが落ちてしまうこともあり得るでしょう。
そもそも評価面談にはどんな目的があるのか？
次に気を付けたいのは、評価面談の目的です。
その面談は、どのような目的のもとに実施されているでしょうか。
そもそも評価面談とは、昇給昇格のランクや給与決定のためだけにあるのではありません。
評価面談は会社全体の意志統一をはかる場でもありますし、現在の状況把握と、評価期間中の採点について相互のすり合わせをする場でもあるべきです。
評価面談のフィードバックには、コミュニケーションをとるという目的もあるため、上司は、決まったことを伝えるだけではなく、社員一人一人に向き合うことが大切です。
評価面談に求められる要素は、主に以下の４つ。
・会社として目指すミッションや、目指すべき立ち位置を明確にする
・部下の取ってきた、行動や成果を適切に評価する
・働く上でのモチベーションの向上をめざす
・上司と部下のコミュニケーションの時間とする
どうでしょう。現状の評価面談で、上記のことは満たされていますか。
現在の評価方法とは異なる 評価方法とは
「そんなことを言ったって、どうしていいか…」という上司の方に、新しい評価方法のひとつであるリアルタイムフィードバックをご紹介しましょう。
これは名称のとおり、後でまとめて評価をつけるのではなく、現在進行形の仕事や仕事が終了した直後にすぐに評価をつける手法で、AdobeやJPモルガンにも採用されています。
複雑になりがちな紙面での評価ではなく、部下には何を期待しているのかを直接伝え、そのつどコミュニケーションをとって評価を下すため、わかりやすく誤解が生まれません。
部下にも上司にもストレスが少ない評価方法です。
さらにJPモルガンでは、フィードバックを社内のだれからも受けることができるため、上司と部下という関係だけではなく、社員同士や、部下から上司への評価も可能。
全員がさまざまな面から評価され、上司が部下からどう見られているのかも明確になるため、評価の透明性は高いといえるでしょう。
また、プロジェクトが終了したらすぐにチームが解散されるような仕事形態にも活用できます。
すぐにフィードバックが受けられるため、次回同様のプロジェクトがあった際に、改善点や考慮すべき点がチーム内ですぐにまとめられるという利点があるからです。
リアルタイムフィードバックのメリット
実際、時間が経ってからの評価は、受ける方も今更感を覚えてしまいます。
ずいぶん前の仕事に対してのフィードバックに、
「それはもっと早く言ってほしかった…」
「もう、現在の市場や現場の状況とは合わない…」
と思ったこと、ありませんか？
しかし、リアルタイムフィードバックを行うことで、仕事の進行状況に合わせた方向性の転換がスムーズになります。そして、そのつどフィードバックをすることで、「今更言われても…」という部下の不信感を生まずに済みます。
納得して仕事に取り組めますし、行動に対しての正しい評価がすぐにされるため、不平不満がなくなり、今後のポジティブな行動や態度にもつながるのです。
納得できる評価、どうしたらいい？
リアルタイムフィードバックをすぐに導入することはできなくても、納得できる評価のためにさまざまな施策を打つことは、明日からでも可能です。
どんな手段/手法がある
ツール・アプリケーションの使用／対話を増やす／1on1ミーティングなどがおすすめです。
とにかく、コミュニケーションをとることが一番重要です。しかし時間が取れないという課題があるときは、ツールやアプリケーションを導入し、うまく活用してコミュニケーションを円滑にしてみましょう。
やることや目標の設定は
評価に必要な目標には、会社全体の目標・チームでの目標・個人での目標の3つが考えられます。
ただし目標を決めるのは簡単ですが、実行後に正しい評価をするためにも、目標までの進捗・到達率の確認をどうしていくか、双方ですり合わせておくことも大切です。
新しい方法を導入するときは、上司も部下も手探りです。
そこも含めて良く話し合い、コミュニケーションを取って、評価の基準を明確にしていきましょう。
相互評価
これが一番大事かもしれません。
今後のチーム運営をよりよくするためには、上司も部下からフィードバックを受けましょう。
相互評価を実施している会社はまだ少ないようですが、今後の会社組織のためにも有効な評価/フィードバックとなります。
上司の立場の人も、自身の上司から評価されることはあっても、部下から評価を受けるのは慣れていないはずですし、耳に痛いことを言われるかもしれません。
しかし、あなたが部下だった頃、「上司のこういうところはいいけど、ここは違うのでは？」なんて、心の中でこっそり評価していませんでしたか？
部下がフィードバックで不満を訴えてくるということは、「貴方なら聞き入れてくれる」と信頼されている証でもあります。そして、あまり良い評価ではない項目こそ、改善されれば今後の発展につながる可能性を秘めているのです。
まとめ
上司から部下へのスピーディーで正確な評価は、次の仕事への成果にもつながります。
もし、今の会社のスピード感が遅い、部下のモチベーション維持や向上などに無理が出ていると感じているなら、評価方法に無理がある可能性があります。
そして、いつの間にか違った方向を向いて仕事する人を防ぎ、チームとしての成果を高めていくためにも。リアルタイムフィードバックなど、新しい評価方法の採用の検討をしてみてはいかがでしょうか。
