仕事は報告・連絡・相談と指示で進みます。これは100年企業であろうがベンチャー企業であろうが、小売業であろうがIT企業であろうが同じです。
（※便宜上、本記事内では報告・連絡・相談と指示を「業務上のコミュニケーション」と呼称します）
一方で、業務上のコミュニケーションの手段は「口頭が中心」「メールが中心」「チャットが中心」など、企業や組織・職場ごとで異なっていますよね。それぞれの手段は一長一短で、メリットもあればデメリットもあります。大まかには以下の表のとおりです。
業務上のコミュニケーションをメール以外で始めてみて気が付いたこと
筆者はBe&Doに入社して、業務上のコミュニケーションをメール中心ではなく、Habi*doのミーティングボード機能を中心に据えて行うことになりました。そこで気づいたことが3つあります。
- 一つのプロジェクトの進捗履歴を簡単に見ることが出来るため効率的である
- 直接プロジェクトに関わりのない人も目にすることでシナジー効果が生まれる
- ビジネスメール定型台詞の割愛と誰をCCに入れようか問題の解消により作業スピードが上がる
この3つの気づきにつながった、ミーティングボードの使い方の例を紹介します！
ミーティングボードの主な特徴
★投稿+コメントのスレッド形式
★更新があれば最上位に再表示
★全員の投稿・コメントが見える
★高い検索性(ハッシュタグ、投稿者、日付など)
★各種ファイルの添付が可能
この特徴を踏まえて、業務上のコミュニケーションでどのように使っているのかを例示します。
例：オンラインセミナーの準備
【１】投稿：セミナーの企画書の共有⇒告知開始の依頼
【２】コメント：告知準備完了の報告
【３】コメント：告知方法に関するアドバイス
【４】コメント：当日資料の相談
【５】コメント：資料へのフィードバック
ここまで例をご覧いただくと、先述の3つの気づきに関連してもっと具体的に良いところが見えてきます。
- 一つのプロジェクトの進捗履歴を簡単に見ることが出来るため効率的である
⇒備忘録としても使える、途中で参加することになった場合でも経緯をすぐ確認できる - 直接プロジェクトに関わりのない人も目にすることでシナジー効果が生まれる
⇒一覧で眺めることが出来るためふと思いついたアイデアや知恵を共有しやすい - ビジネスメール定型台詞の割愛と誰をCCに入れようか問題の解消により作業スピードが上がる
⇒配慮は必要！定型の台詞「おつかれさまです。」「よろしくお願いいたします。」は不要！
誰それにも情報共有した方がいいかな～と忖度することはありません
実はミーティングボードはHabi*doのいろいろある機能のなかでも最も活用の幅が広いものです。どんな組織を実現したいのか、どんな課題を解決したいのかをしっかり描きながら、業務上のコミュニケーションの最適化をご提案します！
Habi*doのユーザー様のなかでは、日報や週報の投稿、各種情報（業務上のアイデア、お客様の声、アイデア、記事etc…）の共有でお使いいただくことが多いです。
業務上のコミュニケーションの変革が組織に利益をもたらす！せっかくなら効率とシナジー効果の二兎を追う！
働き方やメンバーの多様化への対応、そして生産性の向上を目的に、これまでの業務上のコミュニケーション手段の見直しを迫られているという状況が散見されます。往々にしてこのミッションはヘビーなものです。現状維持を推奨する勢力が強かったり、変えることのリスク・ネガティブな側面にスポットが当たりがちだったりと、相当パワーを必要とするでしょう。
しかし、諦めないでいただきたいと願うばかりです！業務上のコミュニケーションの変革は、しっかり組織にハマれば効率UPのみならずシナジー効果の生み出すこともできます。変革の必要性と組織にもたらすメリットを信じて、推し進めてください。その際に今回ご紹介した弊社の事例が少しでもお役に立てることができれば幸いです。
