多拠点で展開する事務改善プロジェクトを推進！女性事務社員がリーダーシップ発揮など成果。

女性活躍推進のひとつとして、事務職員を対象とした事務改善活動を推進されている三井住友ファイナンス＆リース株式会社様。

今回、同取組みにHabi*doを導入くださった事務企画部の佐伯祥子様、増尾直子様のお二人にお話を伺いました。

本社で実施してきた事務改善研修を全国へと広めていきたい

―今回、Habi*doを活用いただいた事務改善活動とはどんなものですか？また、導入いただく前に感じておれらた課題とは？

2013年から事務に従事する業務職の改善活動スキルアップのため事務改善研修をスタートし、2016年で4年目になります。この改善活動は、動機付けとなる研修からスタートして、グループで改善活動を半年間実施し、最後に成果発表会を行うというプロジェクト型の取組みです。

過去の研修参加者対象部門は、2013年は本社営業部門を中心とし、2014年度は本社管理部門を中心とし、2015年度は本社移転対象部門としました。このように本社は研修を毎年開催することで参加者が増え改善活動を行ってきましたが、地方拠点の業務職までには行き届いていませんでした。

また、2015年に全国の地方拠点の事務状況をヒアリングする目的で往訪しました。その際に、多くの業務職から「他の部がどうしているのか知りたい」「情報共有の場が欲しい」という声がありました。地方拠点は業務職が１名のところもあり、そういった職場では何事も気軽に相談したり、ちょっと聞いてみるということが難しく、気持ちの上の孤立感も募りがちだということが分かりました。

そのような課題もあり2016年度は、本社で実施してきた研修を各地方拠点の業務職を対象として、全国へと広めていくことに焦点をあてました。

地方拠点の人たちの情報共有とコミュニケーションを促進したい

―Habi*doを導入されたきっかけは？

Habi*doの導入目的の第一は、地方拠点の人たちの情報共有とコミュニケーションの促進です。
従来は、毎月、グループと個人の改善活動の進捗報告を事務局を交えて打ち合わせて行っていましたが、全国各地の参加者が毎月集合して打合せをすることはできません。電話会議を利用する予定でしたが、研修で初めて知り合った人同士が、顔が見えない中で話し合いを進めて行く難しさの想定がありました。

そんな時、Habi*doの存在を知り、ちょうど当研修の講師であるビジネスプラスサポート株式会社の藤井社長からも紹介を受けて、物理的な距離のギャップを埋めるこができるのでは？という期待を大きく持ち検討をはじめたのがきっかけです。

他のツールもいくつか検討しましたが、いかにも「ビジネスツール」という印象であり、「仕事が増える」というイメージを付加してしまう懸念がありました。「業務の負荷」ではなく、楽しみながら事務改善活動に取り組んでもらいたいという私たちの意向と、Habi*doの使いやすさや「TREEダイナミクス」のコンセプトが一致することが分かり導入を決めました。

お互いの動向が見える化され、やる気やモチベーションアップに

―Habi*doを使ってみて、率直にどんな感想をお持ちですか？

事務局側としては、導入に際して、本当に使ってもらえるだろうか？というのが一番の不安事項だったのですが、行動リストの「やった」やスタンプも、思った以上に活用してくれました。もちろんグループや個人によって差はあったものの、Habi*doを使って、とても良かったと思っています。

プロジェクトが進んでいく様子を事務局としてタイムリーに確認することができた点も良かったです。リアルな現場の忙しさや大変さなども把握することができ、事務局と現場のギャップを埋めることにも役立ちました。これらの経験は、今後の研修や事務支援にも活かしていきたいです。

また、事務局の運営面においては、株式会社Be＆Do様から頂いた助言が大変役立ちました。ビジネスプラスサポート株式会社の藤井社長の書籍から定期的に参考になる情報を提供したり、「おすすめ習慣」を毎月提供したり、さらにグループ毎に事務局担当者を決めたことで、担当者間で連携しながら細やかにフォローしたりするなど、試行錯誤しながら工夫したことがうまく機能したと感じています。

―実際に利用された皆さんからの感想はいかがでしたか？

グループ目標と個人目標を登録してもらうことで、お互いの動向が見える化され、刺激を受けた様子でした。
SNS感覚に近いスムーズな使用感に加え、スタンプを送り合うなどの楽しむ要素もあったので、やる気やモチベーションアップにつながったという感想がありました。

特に、協働して取り組む改善をテーマに選んだグループでは、活発な投稿やコメントのやり取りがありました。誰かが投稿すると、「それいいですね！」とか「もっとこうしたほうがいいのでは？」というコメントがいくつも連なり、メールよりも気軽に伝えられる使いやすさがよかったのだと思います。
ちょっとした一言、例えば「ありがとう」といった気持ちもスタンプで伝えられますし、忙しく仕事しながらでも、コミュニケーションや議論が活発にできたようです。

利用者アンケートの抜粋
・行動リスト（習慣）が毎日目に触れることで、常に改善活動を意識できた
・他のメンバーからのスタンプや評価で、やる気が出た
・改善活動を一緒にしている一体感・連帯感を感じながら活動できた
・気軽に投稿でき、ちょっとした悩みの相談や提案もしやすかった
・見た目もカラフルで、楽しみながら使うことができた

―他に、昨年までとの違いを感じたことはありましたか？

Habi*doを使った副次的な効果は、グループリーダーのリーダーシップの発揮です。
毎年、各グループにリーダーを任命はしていたものの、できるだけ業務に負担をかけないように配慮していました。

しかし、今年は参加者の勤務地が離れており、初めてHabi*doを利用するにあたり、あえてリーダー会議を開催することにしました。各グループのHabi*do上での活動状況を共有することで、他のグループの状況を目の当たりにし、それを受けてリーダーシップをとるという動きに繋がったのです。

様々な意見を一つの方向性へまとめること、グループメンバーを巻き込んだ改善活動を進めること、他のグループの情報を自分のグループにうまく伝えていくことなど、従来、あまり経験することのない役割を果たすことでリーダーシップを発揮してもらえたことは、人材育成という点からも嬉しい成果でした。

業務職の皆さんに自分たちの仕事・存在の重要性に気づいてもらいたい

―今後、どのようにHabi*doを使っていきたいとお考えでしょうか？

来年度からの研修でも情報共有ツールとして利用していきたいと考えています。

また、たとえば、産休・育休社員同時の情報共有や繋がりを持つツールとしての利用や、海外勤務者への支援や情報共有にも活用の可能性を感じております。

―最後に

事務という仕事は、なかなかフォーカスされる機会がありませんが、当社を下支えしている、まさに縁の下の力持ちです。
事務企画部として、そんな事務に携わる業務職の皆さんに、改めて自分たちの仕事・存在の重要性に気づいてもらい、もっと自信と誇りをもって取り組んでもらえるように支援していきたいと思っています。

インタビューを終えて（まとめ）

「女性活躍推進」といわれると、華々しい女性の活躍にスポットライトが当たりがちですが、こうした“普通”の女性たちの活躍こそが、企業の発展には不可欠なのではないかなと感じます。事務職員の能力と主体性を引き出し、活躍の場を広げておられる素晴らしい取組みだと感じました。

最初は改善活動自体に懐疑的だった社員の方も、Habi*doを使って他拠点の皆さんと知恵を共有することで日常の業務上の不安を解消し、リーダーシップを発揮して改善活動を推進されていかれたとのこと、まさにHabi*do冥利に尽きます。

今、話題の「働き方改革」。単なる残業時間削減などではなく、こうした地道な業務効率化や生産性向上への取組みこそが、真に求められている「働き方改革」ではないかと感じます。SMFL様、貴重な事例の共有をありがとうございました！