話題の「1on1ミーティング」成功のカギは、上司の意識改革と目的に合ったアジェンダ – Habi*do(ハビドゥ)

話題の「1on1ミーティング」成功のカギは、上司の意識改革と目的に合ったアジェンダ

マネジメント

社員のエンゲージメントを高めるうえで、「1on1ミーティング」が役に立つ…と、お聞きになったことはありませんか。
コストもかからず、比較的取り組みやすい施策のため、働き方改革の一環としても興味をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

しかし、実際に効果を上げている会社はまだ少ないようです。
成果が出る・メンバーのためになると思ってやったはずなのに、手間と時間ばかりがかかり、メンバーからも疎まれている…。それは、準備不足のままでの導入により継続が難しく、人材育成のフローの中に根付いていないことに原因が考えられます。

「1on1ミーティング」により社員のエンゲージメントを高め、信頼関係を築き、生産性を高めるにはー1on1ミーティングを成功させるためには何が必要なのでしょうか。
今回は、「1on1ミーティング」の導入に当たって必要なアクションを、具体的に解説していきます。

「1on1ミーティング」とは

ミーティング「1on1ミーティング」をカンタンにいうと、上司と部下の面談です。
しかし、評価面談や仕事の案件について共有・相談し合う面談とは、目的と意味がまったく異なります。

「1on1ミーティング」は、上司が部下のために時間を取り、「対話」の中から部下の内省を引き出したり、今後のキャリアについての想いを聞いたりする時間です。

「そんなことをしても仕事は進まない」と考える方もいるでしょう。
しかし「1on1ミーティング」において、解決を求めた、進捗確認をするのはNG行為。
あくまで、部下との「対話」の時間であることが求められます。

「1on1ミーティング」で得られるもの

「1on1ミーティング」は、シリコンバレーではすでに文化として根付いています。
また日本国内でも、ヤフーが2012年から導入していることなどはよく知られています。
面談
先進的な企業において、「1on1ミーティング」が重要視されているのは、決して見栄えや話題性のためではありません。
「1on1ミーティング」が広がっているのは、優秀な人材に長く働いてもらい、同じ目標に共感しあえる仲間がいることが、企業価値を高めるうえで本当に大切だ、と認識する企業が増えているためです。

そのためにも、まずは

  • 会社に不満を持ちながら働いている社員の本音
  • 人生に不安を抱えている社員の事情
  • 「こうなりたい」「こんな仕事がしたい」という社員の夢

を、対話の中から引き出し、会社側が認識することが求められています。

マネジメントの成功につながる

「1on1ミーティング」のメリットは大きく3つ。

メリット1:上司と部下の信頼関係が築ける
メリット2:部下にかかっている負荷や業務上のボトルネックを解消できる
メリット3:社員がイキイキと働くことで、会社の生産性が上がる

上記は、管理職という立場の方にとって、「マネジメントの成功」を意味します。

もし現在、課題解決のために「急に部下を呼びつけて報告を求めている」「問い詰めて意見や言葉を引き出そうとしている」のであれば、部下を心理的に追い詰めている可能性があります。

そのような面談を繰り返し、「部下が心を開いてくれないのはなぜか」「結果を出す努力が見えないのはどうしてか」と首をひねったところで、当たり前。早急なる改善が必要です。

「1on1ミーティング」の進め方

「1on1ミーティング」は、1週間に1回/30分ほどの頻度が理想的です。しかし、すべての部下に対して毎週時間を確保するのは難しいかも知れません。
始めは、1か月に1回/30分から始めてみることをおすすめします。上司も部下もミーティングに慣れてくると、仕事のスピード感や環境に合わせた最適の頻度が分かってくるでしょう。

そのときは、ふたりで話に集中できる環境を用意しましょう。メールチェックをしながら、ダラダラ話をする…ということのないように。その30分間は、部下との対話に集中すべきです。

「1on1ミーティング」が失敗する背景

「1on1ミーティング」を導入することは比較的簡単です。しかし、形だけ整えてただ面談時間を増やすだけでは、効果を実感するどころか、逆効果になってしまいます。

「1on1ミーティング」が失敗する大きな理由に、上司側の話の進め方があります。
指摘

悪い例上司:最近どう?
部下:えっと(何を話せばいいのかな)…このままですと、当期目標の達成は難しそうです。
上司:難しそうじゃ、わからないよ。なぜ、このままだと達成できないか、説明して。
部下:……当期目標が、前期売上に基づいて計算されているのはわかりますが、そもそも前期は最高益を出しており、そこから更に1.2倍の売上目標は厳しい状況です。
上司:目標値がおかしいという考えではだダメだ。もっと頑張って改善策を考えて。たとえば…。
部下:…頑張ります。

よくある面談風景ですが、何が悪いのかを3つのポイントから見ていきましょう。

部下の本音を聞き出せていない

最近どう?と聞かれて、すぐに本音を話せる部下はそうそういません。
共通の話題は仕事のこととなり、結局「進捗報告」になってしまいます。

その結果、単なる「詰めるための面談」になってしまい、部下の本音や想いを引き出すことなどできません。
目標をそのまま押し付けるのではなく、その目標に対してどのようなアクションを起こして実現させるのか、また日々の行動レベルに何を落とし込んでいけるのかを、部下が「自分ごと」として考えるようにしなくてはいけません。

上から目線のアドバイスの時間になりがち

「1on1ミーティング」は、できていない部下を委縮させる時間ではありません。

部下が下を向いてしまうと、上司にはかえって火が付きます。しかし、できていない理由や、日頃部下に対して思っていることを「アドバイス」という名目でぶつけるのはNG。上司のエネルギーが上がっても、部下のエネルギーが下がってしまっては、「1on1ミーティング」の意味はありません。

雑談の時間になってしまう

何を話していいか分からないと、雑談で終わる危険性もあります。部下にしてみると「上司とふたりきりで、どうすればいいのか…」という困惑の時間になってしまいますし、もとからコミュニケーションの取れている間柄であれば、改めて本音や未来について語るテンションには、ハードルを感じてしまうでしょう。

「1on1ミーティング」有効活用にはアジェンダが必要

「1on1ミーティング」を充実した時間にするため、必要不可欠なのが「アジェンダ」です。
あらかじめ何を話し合うのか、テーマを決めておくことで、脱線や無駄な時間を省くことができます。
アジェンダ

アジェンダの例

●目標について
定量的な目標と、その進捗は?
日々の行動レベルでの目標と、その進捗は?
新たにチャレンジしたい仕事があるか?

●困りごとや、助けが必要なことについて
上司の助けが必要、また上司がすぐに解決に動いたほうがいいことはあるか?
まず部下が自己解決できるように気付きをうながすには、どうしたらいいか?

●情報収集
ワークライフバランスは取れているか?精神的・肉体的に負荷が大きくはないか?
プライベート(結婚・出産や将来設計)の相談はないか?
キャリアの相談はないか?

特に、キャリアの相談は「今の業務を続けてキャリアアップしたい」もしくは「別の部署や業務に興味がある・新規事業に携わりたい」など、部下の将来に直結する話です。
決め付け・押し付けにならないように、コミュニケーションを取ることが大切です。

アジェンダがあると

アジェンダがあると、上司からのトップダウンではなく、部下からの意見を引き出すことがスムーズになります。

しかしプライベートに関しては注意が必要です。信頼関係がないままプライベートを聞き出そうとしても、警戒され本音は聞き出せません。
「1on1ミーティング」を積み重ね、信頼関係ができ始めると、部下の方から将来設計の相談をしてくれるようになるはずです。

なにが目標の達成の妨げになっているのか、部下本人に問題点と解決策を提案させ、上司が承認するところまで到達できたら、「1on1ミーティング」は成功です。

「1on1ミーティング」の成功で得られる4つのメリット

「1on1ミーティング」が正しく機能し、定着すると、以下のようなメリットが感じられるようになります。

「1on1ミーティング」定着後のメリット

●現場で起きていトラブルに早い段階で気付き、大きな問題になる前に対処ができる
●リモートワークや直行直帰など、働き方が多様化した中での、コミュニケーションの場となる
●一人一人の個性や経験を活かし、会社の方向性、ビジョンミッションに沿った自発的な実行を促せる
●一人一人が思考を整理し、失敗を認めることや次のステップに向かうための、気付きの場になる

満点の部下ばかりではありません。そのときは、うまくいっていないことも認めたうえで、
「なぜ、できなかったと思う?」「期日・納期が無理だった?」と、本人の思う理由をさえぎらずに聞くことです。そもそも本人の能力だけでは難しかったのであれば、助けを増やすことが必要です。

そのときは、上司からの一方的な指示にせず、「次また同じようなことがあったらどうする?」「今の自分に声をかけるなら何て言う?」など、同じ目線での声掛けにより、本人に気付きと整理のチャンスを与えるようにしてみましょう。

まとめ

「1on1ミーティング」は、最初は困惑するかも知れません。
実際ヤフーでも、初めは「評価に関わる」と半強制的に行われていたようです。しかし、定例化されてくると効果が表れ始め、「1on1ミーティング」が評価され定着したそうです。

上司と部下の相互理解が進まない理由には、仕事をするうえでの常識に対する世代間ギャップや、コミュニケーション不足があげられます。
その課題を解決し、「人材の定着」を実現するためにも、新しい組織運営ツールとして「1on1ミーティング」を活用することは、メリットが大きいといえるでしょう。

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